VISITAINCLOUD: Il Software ideale per prenotazioni in Bliblioteche e Scuole

Con l’organizzazione in remoto di molte attività e la necessità di contingentare gli ingressi nei luoghi di lavoro, ha accelerato anche in Italia i processi di digitalizzazione dei servizi ed oggi, sia nel settore privato che nella pubblica amministrazione cresce l’esigenza di informatizzare le filiere produttive.

Se l’obiettivo è smistare le prenotazioni per accedere a:

• spazi condivisi
• luoghi di lavoro
• eventi

la soluzione più facile ed affidabile si chiama VISITAINCLOUD, un software che permette di organizzare l’accesso delle persone dovunque sia richiesto un ingresso limitato.

Dedicato a:

• aziende
• pubbliche amministrazioni
• soggetti del terzo settore
• professionisti

VISITAINCLOUD è, ad esempio, la risposta migliore per la gestione delle prenotazioni nelle bliblioteche o per organizzare in forma digitale, all’interno dei plessi scolastici, la prenotazione degli orari di ricevimento dei docenti.

I vantaggi rispetto ad un’organizzazione tradizionale del lavoro sono:

• gestione più veloce dei calendari-visite
• automatizzazione dei processi
• riduzione spreco di tempo e carta
• sicurezza garantita al 100%.

Anche per il servizio pubblico, l'utilizzo del software VISITAINCLOUD presenta numerosi vantaggi, perché la prenotazione online avviene in pochi click con un accesso rapido nei luoghi attraverso un QR-Code senza file né scartoffie con il semplice ausilio di uno smartphone.

VISITAINCLOUD è una piattaforma web strutturata sostanzialmente in 2 parti:

• Il “Back-end”, attraverso il quale l’azienda ha la possibilità di definire le regole ed i criteri per l’accesso agli spazi e monitorare in real time le informazioni relative alle prenotazioni
• Il “Front-end”, che si rivolge a chi desidera prenotare un accesso in uno specifico spazio gestito dall’azienda.

In questo modo, grazie ad un cartellone digitale consultabile h24, una biblioteca ma anche una scuola può calendarizzare gli orari di ricevimento, gestendo in modalità digitale le prenotazioni in base alle disponibilità degli insegnanti, sia che gli appuntamenti vengano effettuati in presenza che in remoto.

Questa gestione completamente automatizzata solleva le segreterie da un’imponente mole di lavoro e, soprattutto, organizza le attività in maniera più razionale senza possibilità di errore o di sovrapposizioni. Il vantaggio è un generale snellimento delle procedure d’ufficio ed un’impostazione più “smart” nell’organizzazione burocratica dell’attività didattica.

I vantaggi sono evidenti anche nel mondo delle biblioteche che, in questo modo, possono contingentare gli ingressi in maniera più ordinata, bilanciando le presenze nelle sale e scongiurando il disservizio di avere spazi congestionati senza posti disponibili. In questo modo, invece, attraverso un codice QR utilizzabile come “pass”, chiunque acceda all’edificio ha la garanzia di avere sempre il posto disponibile.

VISITAINCLOUD offre, nel rigoroso rispetto della legge sulla privacy, una serie di varianti per coprire la più ampia gamma di esigenze.

Da “VISITA BASE” - molto utile ad esempio per organizzare le visite in sede di fornitori, commerciali e clienti - a “VISITA PLUS”, ideale per chi deve gestire più spazi e organizzare eventi con la possibilità di autorizzare l’accesso solo in determinate date e orari e di gestire l’assegnazione di posti a sedere attraverso l’utilizzo di mappe.